Infolinia 800 109 509

Automatyzacja – optymalizacja procesów biznesowych

Teraz możesz jeszcze efektywniej zarządzać swoimi procesami biznesowymi – dzięki modułowi Automatyzacja, który w InsERT nexo ułatwia automatyczne wykonywanie powtarzalnych czynności. Dzieje się to za pomocą tzw. automatów, które można samodzielnie zdefiniować, zgodnie ze swoimi potrzebami i sposobem działania. Moduł przeznaczony jest dla wszystkich firm, które chcą usprawnić i przyspieszyć swoje działanie.

Automaty m.in. wyślą SMS-a, maila (także z załącznikami) oraz wyświetlą powiadomienie w programie. Na przykład po utworzeniu dokumentu handlowego, oferty, umowy, zlecenia serwisowego lub dokumentów kadrowo-płacowych dzięki automatowi nastąpi wysyłka maila, SMS-a lub powiadomienia wewnątrz programu. Automatyzacja procesów biznesowych wpłynie na szybkość i efektywność działań w firmie.
 
 
 

Co zrobisz dzięki modułowi Automatyzacja

  • Poprawisz komunikację wewnątrz firmy
Gdy pojawi się nowe zamówienie, faktura czy działanie, zostanie wysłane automatyczne powiadomienie do zainteresowanych osób.
  • Powiadomisz klientów
Program automatyczne wyśle maile z wydrukiem dokumentów, np. gdy zamówienie zostanie zrealizowane lub gdy księgowa wystawi klientowi deklarację.
  • Stworzysz i wyślesz raporty własne we wskazanym terminie
Po wcześniejszym zaplanowaniu raportu zostanie on wyliczony i wysłany na wskazany adres e-mail.
  • Lepiej skontrolujesz dokumenty
W sytuacji, gdy ktoś edytuje wybrane dokumenty, np. plik JPK, otrzymasz automatyczne powiadomienie – sytuacja może dotyczyć całego dokumentu lub wybranych pól.
  • Skorzystasz z gotowych scenariuszy lub stworzysz własne
Po aktywacji modułu w bazie pojawią się przykładowe, gotowe do wykorzystania automaty, z którymi można od razu pracować. Można też przygotować własne.
  • Stworzysz indywidualne działania
Jeśli masz program z linii InsERT nexo PRO, za pomocą Sfery definiujesz znacznie bardziej skomplikowane czynności, które mają być zautomatyzowane.
 

Jak to działa

  • Zidentyfikuj powtarzalne czynności w firmie, które da się zautomatyzować lub znajdź miejsca, w których przyda się automatyczna komunikacja czy kontrola.
  • Samodzielnie ustaw automaty – wystarczy określić oczekiwane czynności i warunki ich wykonania.
  • Automaty uruchomią się po zapisaniu lub według ustawionego harmonogramu. Możesz zaplanować, by automat zadziałał od razu lub z opóźnieniem – o określonej godzinie lub po upływie wskazanego czasu od uruchomienia automatu.
  • Aby łatwo je znaleźć, pogrupują się wokół zagadnienia, którego dotyczą, np. faktur, operacji bankowych, umów czy zamówień od klienta.
 
Przykładowe automaty w programach
 
Subiekt nexo: oznaczanie faktury lub paragonu, gdy towar nie został wydany;
Subiekt i Gestor nexo:
- powiadomienie wykonawcy, gdy dodano nowe działanie, które go dotyczy;
- oznaczenie flagą, gdy działanie zakończyło się sukcesem;
- powiadomienie twórcy umowy z klientem, gdy nastąpi jej edycja:
- powiadomienie klienta, gdy jego umowa zostanie aneksowana:
- powiadomienie, gdy zostanie usunięta faktura sprzedaży (FS) powstała na podstawie zamówienia od klienta (ZK);
- wysłanie SMS-a do klienta, gdy zamówienie zmieni status na zrealizowane;
Gratyfikant nexo:
- wysłanie e-maila do pracownika z odcinkiem wynagrodzenia po zatwierdzeniu listy wynagrodzeń;
- zaznaczenie, jeśli wynagrodzenie zostało poprawione ręcznie;
- oznaczenie operacji bankowej jako wrażliwej, jeśli dotyczy wynagrodzenia;
Rachmistrz i Rewizor nexo: oznaczenie pliku JPK flagą, gdy jego zawartość zostanie edytowana.